由于两广距离京师很远，上来一趟不容易，所以会安排一个常驻代表，专门整理概括地方官吏传上来的消息，代笔撰写奏章。
不止是两广总督府，其他府也是一样的。
这是朱祁钰的安排，可以提高办事效率。
大明一共有两京十三省，一百四十府，一千四百县。
在过去，几乎每一本奏章都会呈现在皇帝的书桌上，不论官职大小。
而且没有分类，几乎是谁先谁后的安排，容易漏掉关键信息。
景泰元年、二年、三年，朱祁钰都是这么过来的。
身心俱疲的他，决定改革内阁制度。
在景泰三年冬季，下了圣旨。
【奉天承运皇帝，诏曰：
兹设承宣使一百四十员，每府一员，常驻京师，隶属通政使司，职掌整理地方奏报、代笔陈情。秩正六品，三年更替。各府文武须如实具告，不得隐匿。钦此。】
特别成立一个新的部门，独立于六部之外，直接受通政使司（明朝中央文书收发机构）监管，名叫“承宣司”。
该名取自地方“承宣布政使司”，意为“承接上意，宣达下情”。
“承宣司”，聚集了天下一百四十府的特派官员，他们的职务名叫“分理郎”，官衔六品。
“分理郎”的具体职责是：
【信息汇总】：整理各自负责的府，上报的赋税、民情、灾异等，剔除冗余，提炼关键。
【代笔奏折】：根据地方官口述或文书，以规范格式撰写奏章，避免文辞琐碎。
【紧急直奏】：遇地方突发事态（如民变、天灾），可绕过常规流程直接呈报皇帝。
【档案管理】：建立各府文书档案库，供内阁或皇帝查阅。
每天傍晚，京师“提塘官”（信使）会将地方文书，分类汇总，统一发放到各府邮箱中。
第二天上班的时候，“分理郎”就需要统筹整理，提取出有用消息，使用规范格式撰写奏章。
通政使司会将各府奏章，分别用不同的箱子装好，运送到乾清宫，由太监一本一本的拿过来，让皇帝审阅批示。
然后在第三天，皇帝将所有奏章批示完毕，交到通政使司。
通政使司会分别检查地方文书，以及已批示奏章，看看各府“分理郎”有没有存在隐瞒未报的情况。
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