最终定稿都难免有差错，或者容易产生歧义，或者本系统没问题但与别的系统冲突等等，撤回后不再发布类似文件是一种；另一种是修改后重发，文件末尾强调以此为准，前面所有同类文件全部作废。
碰到这两类特殊操作，机要局最头大，必须要把来龙去脉交待清楚并完整存档备查；但最怕的还是第三类操作即销毁。
销毁本身就意味着错误，而钟直机关乃至往上层面的领导要么不犯错误，要犯就是大错误、原则性错误！
比如京都主要领导强调环保、绿色发展，某位局委员偏偏安排手下发布可以某种程度忽略污染全速发展工业的文件，那不算错误，顶多撤回或修改重发，调整一下措辞或字眼即可。
再比如京都主要领导前脚才会见世界前500强企业老总，某些部委后腿就对那些企业开出天价罚单，也不能算错误，因为处罚前肯定经历漫长的调查和谈判，只是发布时间欠妥而已。
那么哪些错误需要销毁流转中的档案材料呢？不必枚举，想想都觉得心惊胆战。
销毁已经属于违规操作，往往领导出于种种顾虑又要求不留痕迹，试想怎么可能啊？
不留痕迹，以后追查起来谁扛得起责任？
以那场举世瞩目的世纪大审判为例，那位险些成为女皇的“旗手”在被告席上讲了很多毛老人家的话，但法庭均不予采纳，为何？档案局、机要局都没有书面记录。
意思是哪怕你是他法理上的妻子，然而他到底讲过什么，你说了不算，除非有过硬的证明材料。
故而机要二局（一局和三局有无类似情况暂不清楚）秘书之间极端隐秘地流传着一本《机要档案特殊操作登记簿》，每当碰到口口相传的领导指示销毁档案并抹除痕迹，由经办秘书手工登记、审查秘书签字证明，并交由机要二局内部最值得信任的资深秘书保管。
江志诚提拔副处级秘书后实际保管《机要档案特殊操作登记簿》，这是基于两个理由：
一是江志诚在机要二局干了十几年，眼看年过四十了还没混到行正职务，在可展望的未来大概率也不可能，属于最稳妥的保守秘密者；
二是此前江志诚在《机要档案特殊操作登记簿》里手工登记过记录，
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